Nhiều chủ nhà trọ thường chỉ bắt đầu tìm khách khi phòng đã trống.

Khách cũ trả phòng.

Phòng được dọn dẹp.

Sau đó chủ nhà mới bắt đầu chụp ảnh, đăng tin và chờ khách liên hệ.

Cách làm này khá phổ biến nhưng lại khiến thời gian phòng trống kéo dài hơn cần thiết.

Một phòng có thể chỉ trống vài ngày nếu được chuẩn bị và tìm khách từ sớm. Nhưng nếu không có quy trình quản lý tốt, cùng một phòng đó có thể bỏ trống vài tuần, thậm chí vài tháng.

Điều đáng nói là trong thời gian phòng không có khách, chi phí vận hành vẫn tiếp tục phát sinh trong khi doanh thu từ căn phòng đó bằng 0.

Vì vậy, nếu đang kinh doanh phòng trọ, bạn không nên chỉ quan tâm đến việc có bao nhiêu phòng đang cho thuê.

Một chỉ số quan trọng hơn cần theo dõi là:

Tỷ lệ lấp đầy của khu trọ đang là bao nhiêu và mỗi phòng thường mất bao lâu để có khách mới?

Trong bài viết này, Nhà Trọ Xanh sẽ cùng bạn tìm hiểu nguyên nhân khiến phòng trống kéo dài, cách chủ động tìm khách trước khi phòng bị bỏ trống và những phương pháp thực tế giúp cải thiện tỷ lệ lấp đầy mà không nhất thiết phải giảm giá thuê.

Khi một phòng trống, điều dễ nhìn thấy nhất là bạn không thu được tiền thuê.

Tuy nhiên, tác động thực tế còn lớn hơn thế.

Bạn vẫn phải duy trì nhiều khoản chi phí liên quan đến khu trọ như điện nước khu vực chung, Internet, camera, vệ sinh, bảo trì, sửa chữa và các chi phí vận hành khác.

Trong khi đó, căn phòng đang bỏ trống lại không tạo ra doanh thu.

Giả sử bạn có một khu trọ gồm 30 phòng, giá thuê trung bình 3.000.000 đồng/phòng/tháng.

Nếu cả 30 phòng đều có khách, doanh thu tiền thuê lý thuyết có thể đạt:

30 × 3.000.000 = 90.000.000 đồng/tháng

Nhưng nếu có 3 phòng trống:

27 × 3.000.000 = 81.000.000 đồng/tháng

Như vậy, chỉ 3 phòng không có khách đã làm doanh thu tiền thuê giảm khoảng 9 triệu đồng mỗi tháng.

Nếu tình trạng này kéo dài nhiều tháng, khoản doanh thu bị bỏ lỡ sẽ trở thành một con số đáng kể.

Tỷ lệ lấp đầy là chỉ số cho biết có bao nhiêu phần trăm số phòng có khả năng cho thuê đang thực sự có khách.

Công thức cơ bản:

Tỷ lệ lấp đầy = Số phòng đang có khách / Tổng số phòng có thể cho thuê × 100%

Trong trường hợp này, khu trọ có tỷ lệ lấp đầy 90%.

Đây là một con số khá dễ hiểu, nhưng điều quan trọng là chủ nhà không nên chỉ nhìn tỷ lệ lấp đầy tại một thời điểm.

Bạn nên theo dõi chỉ số này theo từng tháng để biết tình hình đang tốt lên hay xấu đi.

Một sai lầm khá phổ biến là khi phòng trống, chủ nhà ngay lập tức nghĩ đến việc giảm giá thuê.

Đây chưa chắc là giải pháp tốt.

Trước khi giảm giá, hãy tìm hiểu tại sao phòng đó không có khách.

Mỗi nguyên nhân cần một cách xử lý khác nhau.

Nếu phòng có giá hợp lý nhưng hình ảnh quá xấu, giảm giá không giải quyết được vấn đề.

Nếu phòng đẹp, giá tốt nhưng chủ nhà phản hồi khách sau một ngày, việc giảm thêm vài trăm nghìn đồng cũng chưa chắc giúp tìm được khách nhanh hơn.

Vì vậy, bước đầu tiên để tối ưu tỷ lệ lấp đầy là:

Tìm đúng nguyên nhân khiến phòng trống.

Đây là một trong những cách hiệu quả nhất để giảm thời gian phòng bỏ trống.

Thay vì chờ đến khi khách trả phòng mới bắt đầu tìm khách, bạn có thể dự đoán trước những phòng sắp trống dựa trên thời hạn hợp đồng.

Ví dụ:

Một khách thuê có hợp đồng kết thúc vào ngày 30/09.

Nếu đến ngày 30/09 bạn mới bắt đầu đăng tin thì thực tế bạn đã mất toàn bộ khoảng thời gian trước đó.

Thay vào đó, khoảng 30 ngày trước khi hợp đồng kết thúc, bạn có thể liên hệ khách để hỏi:

“Anh/chị có dự định tiếp tục thuê phòng sau khi hợp đồng kết thúc không?”

Khi khách xác nhận sẽ chuyển đi, bạn nên bắt đầu chuẩn bị ngay thay vì chờ đến ngày khách trả phòng.

Trước tiên, hãy kiểm tra tình trạng phòng.

Nếu phát hiện một vấn đề nhỏ, hãy xử lý trước khi khách mới đến xem phòng.

Một bóng đèn hỏng, vòi nước rò rỉ hoặc căn phòng có mùi ẩm có thể khiến khách đang cân nhắc thuê chuyển sang lựa chọn khác.

Điều này cho thấy:

Tỷ lệ lấp đầy không chỉ phụ thuộc vào giá thuê mà còn phụ thuộc vào trải nghiệm của khách ngay từ lần đầu xem phòng.

Hình ảnh là một trong những yếu tố đầu tiên khách thuê nhìn thấy khi tìm phòng trên Internet.

Một bài đăng có nội dung rất đầy đủ nhưng hình ảnh tối, mờ hoặc không thể hiện rõ diện tích phòng sẽ khó tạo được sự quan tâm.

Không nhất thiết phải sử dụng thiết bị chụp ảnh chuyên nghiệp. Điều quan trọng hơn là ảnh phải sáng, rõ và phản ánh đúng tình trạng thực tế của căn phòng.

Một tin đăng tốt nên giúp khách trả lời được những câu hỏi cơ bản ngay từ đầu.

Thay vì viết:

“Phòng đẹp, giá tốt, gần trung tâm, liên hệ.”

Bạn có thể cung cấp thông tin cụ thể hơn:

“Phòng 25m², có máy lạnh và tủ lạnh, cửa sổ thoáng, giá 3 triệu đồng/tháng. Điện tính theo đồng hồ riêng, có chỗ để xe, khu vực an ninh và có camera. Phòng có thể nhận từ ngày 15/09.”

Thông tin càng rõ, khách càng dễ đánh giá xem phòng có phù hợp với nhu cầu của mình hay không.

Không phải cứ đăng tin nhiều nơi là chắc chắn tìm được khách nhanh.

Quan trọng hơn là đúng kênh và đúng đối tượng.

Tùy khu vực, bạn có thể sử dụng Facebook, các nhóm Facebook về phòng trọ, nhóm theo khu vực, website đăng tin bất động sản, Zalo, website riêng của khu trọ, khách cũ giới thiệu hoặc biển thông báo phòng trống tại khu trọ.

Ví dụ trong 10 khách thuê mới:

• 4 khách đến từ Facebook.
• 3 khách đến từ người quen giới thiệu.
• 2 khách đến từ website.
• 1 khách đến từ biển trước khu trọ.

Sau vài tháng, bạn sẽ biết kênh nào thực sự mang lại khách. Từ đó có thể tập trung thời gian và chi phí vào những kênh hiệu quả nhất.

Khách thuê thường tìm nhiều phòng cùng lúc.

Một người có thể gửi tin nhắn cho 5–10 chủ nhà trong cùng một buổi tối.

Nếu bạn phản hồi sau vài giờ hoặc sang ngày hôm sau, rất có thể khách đã tìm được phòng khác.

Bạn không nhất thiết phải trực điện thoại cả ngày. Thay vào đó, hãy xây dựng một quy trình đơn giản.

Giảm giá là một công cụ có thể sử dụng, nhưng không nên là phản xạ đầu tiên.

Trước khi giảm giá, hãy kiểm tra:

Giá phòng của bạn có thực sự cao hơn thị trường không?

Nếu câu trả lời là có, điều chỉnh giá có thể là một giải pháp.

Nhưng nếu giá đã hợp lý, hãy xem xét những yếu tố khác.

Bạn cũng có thể áp dụng ưu đãi có thời hạn.

Ví dụ:

Giá niêm yết: 3.000.000 đồng/tháng

Ưu đãi tháng đầu: 2.800.000 đồng

Cách này cho phép chủ nhà tạo động lực để khách quyết định nhanh hơn nhưng vẫn giữ được mức giá thuê thông thường cho những tháng tiếp theo.

Khách trả phòng không phải lúc nào cũng là vấn đề.

Nhưng nếu nhiều khách liên tục rời đi sau thời gian thuê ngắn, đây là dấu hiệu cần được xem xét.

Bạn có thể hỏi khách một cách đơn giản:

“Anh/chị có thể chia sẻ lý do chuyển phòng để bên em cải thiện dịch vụ tốt hơn không?”

Một số nguyên nhân có thể là giá thuê tăng, chi phí điện nước cao, phòng nóng, Internet không ổn định, tiếng ồn, vấn đề an ninh, quy định khu trọ chưa phù hợp, chủ nhà phản hồi chậm hoặc chất lượng phòng không như kỳ vọng.

Đây là một chỉ số rất đáng theo dõi.

Giả sử khách A trả phòng ngày 5 và khách B nhận phòng ngày 20. Như vậy phòng đã trống khoảng 15 ngày.

Nếu giá thuê là 3 triệu đồng/tháng, khoảng thời gian này tương đương với một phần doanh thu đáng kể bị bỏ lỡ.

Trong khi đó, nếu bạn chuẩn bị khách mới từ trước và khách B nhận phòng ngày 8, thời gian trống chỉ còn khoảng 3 ngày.

Chênh lệch giữa hai trường hợp là 12 ngày.

Đừng chỉ kiểm tra tỷ lệ lấp đầy khi cần báo cáo. Hãy theo dõi định kỳ để biết tình hình đang tốt lên hay xấu đi.

Nhìn vào bảng này, bạn có thể nhận ra tháng 3 có tỷ lệ lấp đầy thấp hơn đáng kể.

Lúc đó cần tìm hiểu:

• Có nhiều khách trả phòng trong tháng này không?
• Các phòng trống mất bao nhiêu ngày mới có khách?
• Nguồn khách trong tháng có giảm không?
• Có vấn đề gì về giá hoặc chất lượng phòng?
• Có phải đây chỉ là biến động theo mùa?

Khi có dữ liệu, việc quản lý sẽ chuyển từ “cảm giác khu trọ đang vắng khách” sang “biết chính xác vấn đề đang nằm ở đâu”.

Tỷ lệ lấp đầy cho biết tình trạng tổng thể. Nhưng nó chưa cho bạn biết tốc độ tìm khách.

Vì vậy, nên theo dõi thêm số ngày phòng trống trung bình.

Trong trường hợp này, số phòng có khách mới tăng nhưng điều đáng chú ý hơn là thời gian phòng bị bỏ trống đã giảm một nửa.

Đó là dấu hiệu quy trình tìm khách đang hiệu quả hơn.

Nếu chỉ xử lý từng phòng theo cảm tính, bạn rất dễ bỏ sót công việc.

Thay vào đó, hãy chuẩn hóa thành một quy trình.

Với một vài phòng, bạn hoàn toàn có thể sử dụng Excel để theo dõi.

Bạn có thể tạo các cột như phòng, khách thuê, ngày bắt đầu, ngày hết hạn, trạng thái và ngày trả dự kiến.

Cách này có thể đáp ứng nhu cầu cơ bản.

Tuy nhiên, khi số lượng phòng tăng lên, bạn sẽ phải theo dõi đồng thời hợp đồng, khách thuê, phòng sắp trống, phòng đang trống, lịch sử khách thuê, tiền đặt cọc, công nợ, điện nước và doanh thu.

Lúc này, việc chỉ có một bảng Excel không còn đơn giản như ban đầu.

Nếu bạn đang cân nhắc chuyển từ Excel sang một hệ thống chuyên dụng, có thể tham khảo thêm bài viết Quản lý phòng trọ bằng Excel dễ hay khó để hiểu rõ hơn những hạn chế có thể xuất hiện khi quy mô tăng lên.

Phần mềm không thể trực tiếp mang khách thuê đến cho bạn.

Tuy nhiên, nó có thể giúp bạn không bỏ sót những cơ hội tìm khách và kiểm soát tốt hơn tình trạng phòng.

Một hệ thống quản lý nhà trọ có thể giúp chủ nhà:

• Theo dõi trạng thái từng phòng.
• Biết phòng nào đang trống.
• Biết phòng nào sắp hết hợp đồng.
• Quản lý thông tin khách thuê.
• Lưu lịch sử thuê phòng.
• Theo dõi ngày bắt đầu và kết thúc hợp đồng.
• Quản lý tiền đặt cọc.
• Theo dõi công nợ.
• Theo dõi doanh thu.
• Quản lý nhiều khu trọ tập trung.

Đặc biệt, việc biết trước phòng nào sắp trống có ý nghĩa rất lớn.

Nếu số lượng phòng ngày càng nhiều, một phần mềm quản lý nhà trọ như Nhà Trọ Xanh có thể giúp tập trung dữ liệu và giảm bớt những công việc quản lý thủ công.

Mục tiêu cuối cùng không phải là sử dụng thật nhiều công cụ.

Mục tiêu là:

Biết chính xác phòng nào đang trống, phòng nào sắp trống và cần làm gì tiếp theo.

Nếu muốn cải thiện tỷ lệ lấp đầy một cách lâu dài, hãy bắt đầu bằng việc đo lường.

Một khu trọ đạt tỷ lệ lấp đầy 95% trong một tháng không có nghĩa là vấn đề phòng trống đã được giải quyết hoàn toàn.

Khách thuê vẫn sẽ chuyển đi.

Hợp đồng vẫn sẽ hết hạn.

Thị trường vẫn thay đổi.

Đối thủ vẫn có thể xây thêm những khu trọ mới cạnh tranh.

Vì vậy, chủ nhà cần xây dựng một quy trình liên tục:

Theo dõi → dự đoán → chuẩn bị → tìm khách → bàn giao → đo lường → cải thiện.

Nếu duy trì được quy trình này, bạn sẽ giảm sự phụ thuộc vào may mắn hoặc thời điểm.

Phòng trống là một phần khó tránh khỏi trong quá trình kinh doanh nhà trọ.

Điều quan trọng không phải là làm sao để không bao giờ có phòng trống, mà là làm sao để giảm thời gian phòng bị bỏ trống và nhanh chóng tìm được khách phù hợp.

Muốn làm được điều đó, chủ nhà cần chuyển từ cách quản lý bị động:

Phòng trống → bắt đầu tìm khách

sang cách quản lý chủ động:

Hợp đồng sắp hết → dự đoán phòng sắp trống → chuẩn bị → tìm khách → bàn giao nhanh.

Bên cạnh đó, hãy thường xuyên theo dõi các chỉ số như tỷ lệ lấp đầy, số ngày phòng trống trung bình, số phòng sắp trống và nguồn khách mới.

Khi có dữ liệu, bạn sẽ biết vấn đề thực sự nằm ở đâu và có thể đưa ra quyết định chính xác hơn.

Nếu khu trọ của bạn chỉ có vài phòng, Excel và một quy trình quản lý đơn giản có thể đã đủ.

Nhưng khi số lượng phòng tăng lên, việc quản lý tập trung bằng một phần mềm quản lý nhà trọ sẽ giúp giảm bớt những công việc thủ công, theo dõi phòng và hợp đồng dễ dàng hơn, đồng thời hạn chế tình trạng bỏ sót phòng sắp trống.

Một khu trọ có tỷ lệ lấp đầy cao không đến từ may mắn.

Đó là kết quả của một quy trình quản lý tốt, dữ liệu đầy đủ và khả năng chủ động trước khi vấn đề xảy ra.

Nếu bạn đang quản lý nhiều phòng trọ và muốn giảm bớt công việc thủ công, hãy tìm hiểu Nhà Trọ Xanh – giải pháp hỗ trợ quản lý phòng, khách thuê, hợp đồng, tiền phòng, điện nước và công nợ trên một hệ thống tập trung.

Bạn có thể bắt đầu từ việc chuẩn hóa quy trình quản lý ngay hôm nay, trước khi số lượng phòng tăng lên và việc thay đổi trở nên khó khăn hơn.