Từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh – bao gồm cả hộ cho thuê nhà trọ/phòng trọ – sẽ chuyển hoàn toàn sang cơ chế tự kê khai – tự nộp thuế. Thay vì áp dụng thuế khoán như trước, thuế từ 2026 sẽ tính dựa trên doanh thu thực tế, được phân loại theo 03 nhóm quản lý thuế.

Dưới đây là nội dung quan trọng mà chủ nhà trọ cần nắm rõ.

Hộ cho thuê phòng trọ có tổng thu nhập trong năm không vượt 500 triệu sẽ được:

• • Miễn thuế GTGT
• • Miễn thuế TNCN

Tuy nhiên, vẫn phải kê khai định kỳ 2 lần/năm, để cơ quan thuế quản lý hoạt động kinh doanh.

Ví dụ nhóm 1 (diện miễn thuế)

• • Doanh thu cả năm: 380.000.000đ
• • Thuế GTGT (5%): 0đ
• • Thuế TNCN (2%): 0đ

➡️ Nhóm 1 chỉ kê khai, không phát sinh nghĩa vụ thuế.

Chiếm phần lớn trong lĩnh vực cho thuê trọ hiện nay.

• • Thuế tính theo tỷ lệ % trên doanh thu:

  • GTGT: 5%

  • TNCN: 2%

• Kê khai theo quý, cuối năm làm quyết toán

• • Nếu doanh thu > 1 tỷ/năm → bắt buộc xuất hóa đơn điện tử
• • Được phép dùng sổ sách đơn giản hoặc phần mềm kế toán cơ bản

Ví dụ nhóm 2 (cách tính thuế)

• Thông tin giả định:

• • 25 phòng trọ
• • Giá thuê: 3.500.000đ/tháng
• • Tỷ lệ cho thuê: 90%

Doanh thu năm: 25 × 3.500.000 × 12 × 90% = 945.000.000đ

Thuộc nhóm 2 (vì trên 500 triệu)

Thuế phải nộp:

• • GTGT = 945.000.000 × 5% = 47.250.000đ
• • TNCN = (945.000.000 - 500.000.000) × 2% = 8.900.000đ

➡️ Tổng thuế năm: 56.150.000đ

Nhóm này áp dụng cho các mô hình cho thuê quy mô lớn. Điểm đặc trưng:

• • Áp dụng phương pháp khấu trừ thuế

• Thuế GTGT = thuế đầu ra – thuế đầu vào

• • Thuế TNCN tính trên thu nhập chịu thuế

• • Phải có sổ sách kế toán đầy đủ, hóa đơn điện tử, thanh toán qua ngân hàng

• • Được tính chi phí được trừ, bao gồm:

  ✔ Tiền điện

  ✔ Tiền nước

  ✔ Internet

  ✔ Chi phí vệ sinh, bảo vệ

  ✔ Chi phí quản lý

Ví dụ nhóm 3 (có khấu trừ chi phí điện – nước – dịch vụ)

Giả định:

• • 100 phòng trọ
• • Giá thuê: 3.800.000đ/tháng
• • Tỷ lệ lấp đầy: 95%
• • Chi phí điện – nước – vệ sinh – bảo trì trong năm: 820.000.000đ

Bước 1: Tính doanh thu

100 × 3.800.000 × 12 × 95% = 4.332.000.000đ

→ Thuộc nhóm 3 vì doanh thu > 3 tỷ.

Bước 2: Tính thuế GTGT đầu ra

• Thuế GTGT đầu ra = 4.332.000.000 × 5% = 216.600.000đ

Bước 3: Khấu trừ GTGT đầu vào

Giả sử trong khoản chi phí 820 triệu có:

• • Điện + nước + dịch vụ có hóa đơn điện tử hợp lệ
• • Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: 42.000.000đ

Thuế GTGT phải nộp: 216.600.000 – 42.000.000 = 174.600.000đ

Bước 4: Tính thuế TNCN theo thu nhập chịu thuế

• • Thu nhập chịu thuế = Doanh thu – Chi phí được trừ
• = 4.332.000.000 – 820.000.000 = 3.512.000.000đ

• Thuế suất tạm tính (để minh họa): 2%

• Thuế TNCN = 3.512.000.000 × 2% = 70.240.000đ

➡️ Tổng thuế phải nộp nhóm 3:

GTGT 174.600.000 + TNCN 70.240.000 = 244.840.000đ

Lưu ý: Ví dụ trên minh họa dễ hiểu theo tỷ lệ trực tiếp, trong thực tế nhóm 3 sẽ áp dụng công thức thuế theo phương pháp kê khai – khấu trừ phức tạp hơn. Tuy nhiên con số trên phản ánh đúng bản chất: quy mô càng lớn → càng nhiều chi phí hợp lệ → thuế TNCN và GTGT có thể giảm nhờ khấu trừ.

Bao gồm:

• • Tiền phòng
• • Tiền dịch vụ
• • Thu nhập khác

Doanh thu là cơ sở để xác định nhóm thuế.

Tuỳ theo từng nhóm:

• Nhóm 1: 2 lần/năm

• Nhóm 2: Theo quý + quyết toán năm

• Nhóm 3: Theo tháng hoặc quý + quyết toán năm

Hồ sơ gồm:

• Tờ khai thuế GTGT
• • Tờ khai thuế TNCN
• • Bảng doanh thu
• • Hợp đồng cho thuê
• • Hóa đơn điện tử đã phát hành
• • Chứng từ chi phí (nhóm 3)

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp:

• ✔ Ghi nhận doanh thu chính xác
• ✔ Hạn chế rủi ro khi kê khai và quyết toán
• ✔ Tạo sự minh bạch với người thuê
• ✔ Bắt buộc nếu doanh thu > 1 tỷ/năm
• ✔ Giúp chủ trọ dễ dàng theo dõi doanh thu theo từng phòng

➡️ Dù không bắt buộc trong một số trường hợp, chủ nhà trọ vẫn nên triển khai hóa đơn điện tử để việc kê khai thuận lợi và tuân thủ đúng quy định 2026.

Có thể nộp qua:

• • Cổng thuế điện tử
• • eTax Mobile
• • Ngân hàng thương mại liên kết

Từ năm 2026, thuế cho thuê phòng trọ thay đổi theo hướng:

✔ Tự kê khai – tự nộp thuế

✔ Phân loại theo 3 nhóm quản lý thuế

✔ Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nếu doanh thu lớn

✔ Thuế phổ biến cho hộ cho thuê: GTGT 5% – TNCN 2%

Áp dụng phần mềm quản lý phòng trọ hoặc phần mềm quản lý nhà trọ giúp chủ trọ theo dõi doanh thu, hóa đơn điện tử và chứng từ dễ dàng hơn, đặc biệt khi bước sang giai đoạn kê khai thuế 2026 với nhiều quy định mới.