- Nhà Trọ Xanh là phần mềm hỗ trợ quản lý phòng trọ do Phần Mềm 365 phát triển và vận hành.

- Phần Mềm 365 là cách gọi ngắn gọn của HỘ KINH DOANH DỊCH VỤ PHẦN MỀM 365. Mã số hộ kinh doanh 074091005047, đăng ký lần đầu ngày 28 tháng 11 năm 2025. Trụ sở tại Số nhà 77, đường Sân Banh, Tổ 1, Ấp Bình Thắng, Xã Phú Giáo, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

- Chủ nhà là người đăng ký sử dụng Nhà Trọ Xanh để quản lý phòng trọ, nhà trọ.

- Người thuê là người thuê phòng trọ, nhà trọ của Chủ nhà.

- Người dùng là người sử dụng Nhà Trọ Xanh bao gồm nhưng không giới hạn Chủ nhà và Người thuê.

- Bên thứ ba là các cá nhân, tổ chức không thuộc Phần Mềm 365, có hoặc không có ràng buộc pháp lý với Phần Mềm 365 và/hoặc Chủ Thể Dữ Liệu thông qua các hợp đồng, thỏa thuận hoặc cam kết khác liên quan đến hoạt động của Phần Mềm 365..

- Được sử dụng các chức năng của Nhà Trọ Xanh theo quy định của PM 365 tại các thời điểm.

- Mọi thông tin của Bạn là của Bạn và PM 365 không được phép cung cấp cho Bên thứ ba bất kỳ nào khi chưa có sự đồng ý của Bạn, trừ trường hợp được yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.

- Được hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ trong quá trình sử dụng Nhà Trọ Xanh.

- Được nhận các thông báo liên quan đến Nhà Trọ Xanh.

- Được áp dụng chi phí sử dụng Nhà Trọ Xanh theo chi phí quy định tại thời điểm gia hạn tài khoản.

- Được tham gia vào các chương trình khuyến mãi của PM 365 áp dụng cho Nhà Trọ Xanh theo điều kiện của từng chương trình khuyến mãi.

- Trong trường hợp PM 365 ngừng cung cấp Nhà Trọ Xanh, Chủ nhà có quyền yêu cầu hỗ trợ xuất dữ liệu của Chủ nhà được lưu trữ tại Nhà Trọ Xanh.

- Trong trường hợp PM 365 ngừng cung cấp Nhà Trọ Xanh, Chủ nhà có quyền yêu cầu PM 365 hoàn trả số tiền tương ứng với thời gian còn lại Chủ nhà chưa sử dụng tính theo chi phí tại thời điểm Chủ nhà gia hạn tài khoản Nhà Trọ Xanh.

- Đảm bảo khai báo thông tin chính xác của Bạn khi đăng ký tài khoản sử dụng Nhà Trọ Xanh.

- Không sử dụng Nhà Trọ Xanh với mục đích phá hoại Nhà Trọ Xanh. Mọi hành vi gây tổn hại của Bạn đến Nhà Trọ Xanh khi bị phát hiện sẽ là căn cứ để PM 365 xem xét các mức xử phạt đối với Bạn. Tối thiểu tài khoản của Bạn sẽ bị khóa vĩnh viễn. Trong trường hợp đặc biệt PM 365 có thể nhờ các cơ quan thực thi pháp luật bảo vệ quyền lợi cho mình.

- Đảm bảo bí mật thông tin tài khoản và mật khẩu đăng nhập của Bạn khi sử dụng Nhà Trọ Xanh. PM 365 không chịu trách nhiệm về những rủi ro mà Bạn có thể gặp phải khi Bạn tiết lộ thông tin tài khoản và mật khẩu đăng nhập của Bạn cho dù đó là hành vi vô tình hay cố tình của Bạn.

- Đối với tài khoản Chủ nhà cần gia hạn tài khoản trước hoặc sau khi hết hạn tài khoản trong vòng 60 ngày tính từ thời điểm hết hạn tài khoản.

- Được thu phí sử dụng Nhà Trọ Xanh theo chi phí quy định tại thời điểm gia hạn tài khoản Chủ nhà.

- Được ngừng cung cấp Nhà Trọ Xanh cho tài khoản Chủ nhà tại thời điểm tài khoản Chủ nhà hết hạn sử dụng.

- Sau 60 ngày kể từ thời điểm tài khoản của Chủ nhà hết hạn sử dụng, nếu PM 365 không nhận được yêu cầu gia hạn tài khoản của Chủ nhà thì PM 365 có quyền khóa tài khoản của Chủ nhà và xóa hết các dữ liệu của Chủ nhà tại Nhà Trọ Xanh.

- Được phép khai thác quảng cáo (nếu có) trên các website, ứng dụng thuộc quyền sở hữu của Nhà Trọ Xanh.

- Được phép đơn phương ngừng cung cấp Nhà Trọ Xanh cho Bạn vĩnh viễn trong trường hợp PM 365 phát hiện Bạn có các hành vi phá hoại Nhà Trọ Xanh.

- Đảm bảo Nhà Trọ Xanh hoạt động liên tục trừ các trường hợp bất khả kháng như thiên tai, chiến tranh,... hoặc trong trường hợp bảo trì hệ thống.

- Trong trường hợp tạm ngừng Nhà Trọ Xanh để bảo trì hệ thống, PM 365 có trách nhiệm thông báo cho Bạn chậm nhất là 24 giờ trừ những trường hợp hệ thống gặp vấn đề nguy cấp cần phải bảo trì đột xuất.

- PM 365 có trách nhiệm hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ Bạn trong quá trình sử dụng Nhà Trọ Xanh.

- PM 365 có trách nhiệm đảm bảo bí mật thông tin của Bạn. PM 365 không được phép cung cấp bất kỳ thông tin nào của Bạn cho Bên thứ ba bất kỳ nào khi chưa có sự đồng ý của Bạn, trừ trường hợp được yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.

- Trong trường hợp ngừng cung cấp Nhà Trọ Xanh, PM 365 có trách nhiệm thông báo và hỗ trợ Chủ nhà xuất dữ liệu của Chủ nhà được lưu trữ tại Nhà Trọ Xanh.

- Trong trường hợp ngừng cung cấp Nhà Trọ Xanh, PM 365 có trách nhiệm giải quyết yêu cầu của Chủ nhà hoàn trả số tiền tương ứng với thời gian còn lại Chủ nhà chưa sử dụng theo chi phí tại thời điểm Chủ nhà gia hạn tài khoản.

- Chính sách bảo mật thông tin này quy định cách thức Nhà Trọ Xanh thu thập, tiếp nhận, lưu trữ, sử dụng, bảo vệ và chia sẻ thông tin cá nhân của người dùng khi truy cập và sử dụng các dịch vụ trên các nền tảng của Nhà Trọ Xanh.

- Chính sách áp dụng cho toàn bộ người dùng, đối tác và các hoạt động xử lý dữ liệu phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống.

- Thông tin cá nhân là các dữ liệu gắn liền với việc xác định danh tính người dùng, bao gồm nhưng không giới hạn họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ và các thông tin liên quan khác.

- Người dùng là người sử dụng Nhà Trọ Xanh bao gồm nhưng không giới hạn Chủ nhà và Người thuê.

- Hệ thống bao gồm website, cơ sở dữ liệu, máy chủ và các nền tảng kỹ thuật thuộc quyền quản lý của Nhà Trọ Xanh.

Nhà Trọ Xanh thu thập thông tin cá nhân thông qua các hình thức sau:

- Người dùng chủ động cung cấp khi đăng ký tài khoản, đăng tin, sử dụng dịch vụ hoặc liên hệ hỗ trợ.

- Thông tin phát sinh tự động trong quá trình người dùng truy cập và sử dụng hệ thống.

- Thông tin được ghi nhận thông qua các công cụ kỹ thuật nhằm phục vụ vận hành, bảo mật và cải thiện chất lượng dịch vụ.

Các thông tin có thể được thu thập bao gồm:

- Thông tin nhận dạng: họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ liên hệ.

- Thông tin tài khoản: tên đăng nhập, mật khẩu (được mã hóa), lịch sử hoạt động.

- Thông tin giao dịch và sử dụng dịch vụ: nội dung đăng tải, lịch sử thao tác, phản hồi và yêu cầu hỗ trợ.

- Thông tin kỹ thuật: địa chỉ IP, loại thiết bị, trình duyệt, thời gian truy cập và các dữ liệu kỹ thuật khác.

Thông tin cá nhân của người dùng được sử dụng nhằm:

- Thiết lập, xác thực và quản lý tài khoản người dùng.

- Cung cấp, duy trì và phát triển các dịch vụ của Nhà Trọ Xanh.

- Hỗ trợ người dùng, xử lý phản hồi, khiếu nại và các yêu cầu liên quan.

- Gửi thông báo về hoạt động hệ thống, thay đổi dịch vụ hoặc thông tin cần thiết khác.

- Thực hiện nghĩa vụ theo quy định của pháp luật khi có yêu cầu hợp pháp.

Nhà Trọ Xanh cam kết không mua bán, trao đổi thông tin cá nhân của người dùng vì mục đích thương mại. Thông tin chỉ được chia sẻ trong các trường hợp:

- Có sự đồng ý rõ ràng của người dùng.

- Phục vụ cho việc cung cấp dịch vụ thông qua các đối tác kỹ thuật, vận hành hoặc thanh toán (nếu có), với điều kiện các bên này tuân thủ nghĩa vụ bảo mật.

- Theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Thông tin cá nhân của người dùng được lưu trữ trong thời gian cần thiết để thực hiện các mục đích thu thập hoặc trong suốt thời gian tài khoản còn hoạt động. Trong trường hợp pháp luật có quy định khác về thời gian lưu trữ, Nhà Trọ Xanh sẽ tuân thủ theo quy định đó.

Thông tin cá nhân được lưu trữ trên hệ thống máy chủ và cơ sở dữ liệu do Nhà Trọ Xanh quản lý hoặc do đối tác kỹ thuật cung cấp. Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và quản lý phù hợp nhằm bảo vệ thông tin khỏi truy cập trái phép, mất mát, rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích.

Người dùng có quyền:

- Truy cập, kiểm tra và cập nhật thông tin cá nhân của mình.

- Yêu cầu chỉnh sửa, hạn chế hoặc xóa thông tin cá nhân theo quy định pháp luật.

- Khiếu nại hoặc phản ánh khi phát hiện thông tin cá nhân bị sử dụng không đúng mục đích.

Người dùng có trách nhiệm:

- Cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ và hợp pháp.

- Bảo mật thông tin đăng nhập và chịu trách nhiệm đối với các hoạt động phát sinh từ tài khoản của mình.

- Thông báo kịp thời cho Nhà Trọ Xanh khi phát hiện rủi ro hoặc hành vi truy cập trái phép.

Nhà Trọ Xanh cam kết nỗ lực tối đa để bảo vệ thông tin cá nhân của người dùng. Tuy nhiên, trong các trường hợp rủi ro phát sinh ngoài khả năng kiểm soát hợp lý (như tấn công mạng, sự cố kỹ thuật), Nhà Trọ Xanh không chịu trách nhiệm đối với các thiệt hại phát sinh ngoài ý muốn.

Chính sách bảo mật thông tin có thể được cập nhật để phù hợp với quy định pháp luật và hoạt động của hệ thống. Phiên bản mới sẽ được công bố công khai trên website và có hiệu lực kể từ thời điểm đăng tải.

Mọi thắc mắc hoặc yêu cầu liên quan đến chính sách bảo mật thông tin, người dùng vui lòng liên hệ với Nhà Trọ Xanh thông qua các kênh liên hệ chính thức được công bố trên website.

- Nhà Trọ Xanh luôn đảm bảo dữ liệu của Bạn được lưu trữ an toàn trong hệ thống của Nhà Trọ Xanh. Tuy nhiên, trong trường hợp Bạn muốn dữ liệu của Bạn được xóa hoàn toàn khỏi hệ thống của Nhà Trọ Xanh, Bạn có thể yêu cầu Nhà Trọ Xanh thực hiện việc đó bằng cách sau:

- Bước 1: Bạn dùng địa chỉ email mà Bạn dùng để đăng ký tài khoản trong hệ thống của Nhà Trọ Xanh để gửi email với tiêu đề Yêu cầu xóa dữ liệu đến địa chỉ phanmemmienphi365@gmail.com của Nhà Trọ Xanh.

- Bước 2: Bạn sẽ nhận được email với tiêu đề Xác nhận yêu cầu xóa dữ liệu từ địa chỉ phanmemmienphi365@gmail.com của Nhà Trọ Xanh.

- Bước 3: Bạn xác nhận Đồng ý hoặc Không đồng ý bằng cách trả lời email ở Bước 2.

- Bước 4: Trường hợp Bạn xác nhận Đồng ý, Nhà Trọ Xanh sẽ thực hiện việc xóa dữ liệu của Bạn hoàn toàn khỏi hệ thống của Nhà Trọ Xanh trong vòng 7 ngày làm việc từ ngày nhận được xác nhận Đồng ý của Bạn.

- Bước 5: Sau khi dữ liệu của Bạn được xóa hoàn toàn khỏi hệ thống của Nhà Trọ Xanh, Bạn sẽ nhận được email thông báo kết quả từ Nhà Trọ Xanh.

- Thỏa thuận sử dụng này quy định quyền và nghĩa vụ của Phần mềm 365 và Chủ nhà khi thực hiện cung cấp và sử dụng dịch vụ kết nối với đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

- Thỏa thuận này chỉ áp dụng cho Chủ nhà có đăng ký sử dụng dịch vụ kết nối với đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

- Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử, thay cho hóa đơn giấy truyền thống. Nó có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy khi đáp ứng đúng quy định của pháp luật.

- Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử là các đơn vị đã được Tổng cục Thuế cấp phép cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

- Nhà Trọ Xanh dùng giao diện lập trình ứng dụng (Application Programming Interface - viết tắt là API) của đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để yêu cầu đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thực hiện tạo hóa đơn điện tử cho Chủ nhà.

- Nhà Trọ Xanh chỉ thực hiện nhiệm vụ gửi yêu cầu tạo hóa đơn thông qua API của đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Nhiệm vụ tạo hóa đơn, ký số hóa đơn, gửi hóa đơn cho Cơ quan Thuế, gửi hóa đơn cho khách hàng và các nghiệp vụ hóa đơn khác do đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đảm nhận.

- Được hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ trong quá trình sử dụng dịch vụ.

- Được nhận các thông báo liên quan đến dịch vụ.

- Được áp dụng chi phí sử dụng dịch vụ theo chi phí quy định tại thời điểm gia hạn dịch vụ.

- Đảm bảo thông tin dùng để tạo hóa đơn là chính xác bao gồm thông tin chung của hóa đơn, thông tin người bán, người mua và nội dung của hóa đơn.

- Theo dõi quá trình tạo hóa đơn điện tử và kiểm tra hóa đơn điện tử sau khi tạo.

- Thông báo cho PM 365 ngay khi phát hiện có lỗi trong quá trình tạo hóa đơn điện tử hoặc sai sót trong nội dung của hóa đơn điện tử.

- Theo dõi các yêu cầu, thông báo của Cơ quan Thuế. Giải trình với Cơ quan Thuế khi nhận được yêu cầu giải trình của Cơ quan Thuế.

- Chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật khi vi phạm các quy định về hóa đơn.

- Thanh toán các khoản phí sử dụng dịch vụ cho đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

- Thanh toán các khoản phí sử dụng dịch vụ cho PM 365 liên quan đến dịch vụ kết nối với đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

- Được chia sẻ dữ liệu của người dùng phục vụ việc tạo hóa đơn điện tử cho đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

- Được thu phí sử dụng dịch vụ theo chi phí quy định tại thời điểm gia hạn dịch vụ.

- Được ngừng cung cấp dịch vụ cho tài khoản Chủ nhà tại thời điểm dịch vụ hết hạn sử dụng.

- Được miễn trừ trách nhiệm trong trường hợp Chủ nhà và đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử xảy ra tranh cấp, khiếu nại nếu tranh chấp, khiếu nại đó ngoài phạm vi của dịch vụ mà Nhà Trọ Xanh cung cấp.

- Đảm bảo dịch vụ hoạt động liên tục trừ các trường hợp bất khả kháng như thiên tai, chiến tranh,... hoặc trong trường hợp bảo trì hệ thống.

- PM 365 có trách nhiệm hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ Chủ nhà trong quá trình sử dụng dịch vụ.

- PM 365 chỉ được phép chia sẻ dữ liệu của người dùng cho đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử một cách giới hạn đủ để phục vụ việc tạo hóa đơn điện tử bao gồm thông tin để hình thành thông tin chung của hóa đơn, thông tin người bán, người mua và nội dung của hóa đơn.

- Trong trường hợp ngừng cung cấp dịch vụ, PM 365 có trách nhiệm thông báo và hỗ trợ Chủ nhà xuất dữ liệu của hóa đơn điện tử được lưu trữ tại Nhà Trọ Xanh.

- Trong trường hợp ngừng cung cấp dịch vụ, PM 365 có trách nhiệm giải quyết yêu cầu của Chủ nhà hoàn trả số tiền tương ứng với thời gian còn lại Chủ nhà chưa sử dụng dịch vụ theo chi phí tại thời điểm Chủ nhà gia hạn dịch vụ.